El Embudo de la productividad

En búsqueda de clarificar nuestra reciente conversación sobre “productividad”, pensé que sería útil proveer una definición más formal sobre qué significa para mí este concepto.

En el sentido general, productividad es acerca de navegar el camino desde una gran constelación de cosas que podrías estar haciendo hasta la ejecución de un número mucho más pequeño de tareas que realizas cada día.

En un extremo, podrías implementar esta navegación de forma accidental: ejecutando, en el momento, cualquier cosa que capte tu atención ya sea por interés o urgencia. En el otro extremo, podrías desplegar un sistema meticulosamente planificado de productividad optimizado con una colección de herramientas para priorizar tus obligaciones.

Para graficar esta navegación desde una gran colección de actividades potenciales hasta el conjunto pequeño de tareas que se realizan suelo imaginar un embudo de tres niveles como el que aparece más arriba.

El embudo comienza con la tarea fundamental de selección, donde determinas qué actividades estás dispuesto a realizar. Las ideas relevantes para mejorar este nivel se pueden encontrar en libros como First Things First, Essentialism, How to Do Nothing, One thing, The Dip, y Year of Yes.

Una vez seleccionadas, estas actividades deben transitar un procesamiento, organización y almacenamiento. Hay dos objetivos en este nivel: Evitar olvidarnos aquello que se supone que vamos a hacer y asegurarnos de tomar decisiones inteligentes acerca de qué vamos a hacer a continuación. Las ideas relevantes para este nivel se pueden encontrar en libros como Getting Things Done y The Bullet Journal Method. Aquí es donde también pueden ayudar la filosofía de Capturar/Configurar/Controlar de la que hablo en mi podcast o el uso de software como OmniFocus, Trello, Basecamp y Asana.

El último nivel se focaliza en la ejecución de lo que sea que hayas resuelto realizar para ese momento. Esto incluye cómo planificar tu día, los rituales para desplegar y sostener tus esfuerzos y los procesos que has puesto en tu modo de trabajo para ayudar a tener una colaboración más efectiva con otras personas. Las ideas relevantes para este nivel se pueden encontrar en libros como Deep Work, A World Without Email, Daily Rituals, The War of Art, y Bird by Bird. En este nivel también pueden ser útiles herramientas como mi Time Block Planner.

Hay una serie de beneficios que surgen al definir el concepto de productividad con este nivel de detalle.

Por un lado, ayuda a prevenir el error habitual de focalizarse en un solo nivel del embudo y descuidar a los otros. Hay muchos aficionados del enfoque, por ejemplo aquellos que son obsesivos sobre sus rituales profundos de ejecución, pero que olvidan constantemente qué es lo más importante para realizar en ese momento (organización).

De manera similar, es común encontrarse con fanáticos de la productividad con sistemas de organización muy complejos, pero que dedican poca atención a recortar su carga de trabajo inicial (sección), y que terminan desesperadamente abrumados, no importa cuanto optimicen su configuración de OmniFocus.

Delineando claramente los tres niveles del embudo de productividad podemos asegurarnos de que cada uno de los niveles reciba al menos algo de atención.

Esta definición detallada también agrega un matiz para conversar acerca de las críticas anti-productividad que se generan en muchas conversaciones. Mucho del debate reciente pobremente asocia el término “Productividad” al impulso capitalista explotador para maximizar logros. Pero cuando se mira la productividad a través de este modelo se vuelve claro que esa crítica solo concierne a las actividades del primer nivel (selección).

Concuerdo que se debería dar un debate importante acerca de cómo las organizaciones y los individuos implementan la actividad de selección del primer nivel, pero sin importar a dónde nos lleve ese debate, los otros niveles del embudo siguen siendo importantes y en gran parte ortogonales. Suponiendo por un momento que existiera un futuro utópico post-capitalista y colaborativo, donde el trabajo sea opcional, y hayamos logrado extirpar nuestras almas de la internalización burguesa orientada a la producción, aun así tendríamos la necesidad de hacer cosas, y tener un sistema organizacional seguirá siendo mejor que no tener ninguno, e ir intentando mantener un seguimiento de esas cosas en nuestra mente.

De manera similar, ser intencional sobre la ejecución de tareas muchas veces puede mejorar, en lugar de obstaculizar, estilos de vida más calmados. Si no dedicas tiempo a pensar seriamente sobre cómo estructurar tus días, es muy fácil caer en la distracción y el ajetreo superficial del trabajo.

No estoy seguro si el modelo de embudo que propuse más arriba está del todo completo. Es más, estoy casi seguro de que hay aspectos faltantes de la productividad que son casi tan importantes como los tres niveles que detallé. Pero vale la pena mencionarlo, ya que nos puede brindar claridad acerca de lo que queremos decir cuando hablamos acerca de productividad.